Quy trình giải quyết hồ sơ cấp thẻ BHYT bắt buộc

0
Có 2,034 lượt xem

Quy trình giải quyết hồ sơ cấp thẻ BHYT bắt buộc (Phiếu giao nhận hồ sơ 102, 02 bản):
2.1. Quy trình tóm tắt :
– Mục đích: để giải quyết hồ sơ cấp thẻ BHYT bắt buộc.
– Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
– Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.

2.2. Quy trình chi tiết:
2.2.1 Cấp thẻ BHYT cho đối tượng thuộc ngành Lao động Thương binh và Xã hội quản lý; Thân nhân cán bộ, chiến sĩ Công an.
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
– Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
– Kiểm tra số người giảm trên danh sách, xác định số lượng thẻ BHYT thu hồi.
– Vào phần mềm SMS cấp mã đơn vị tham gia BHYT với đơn vị mới và ghi vào Danh sách tham gia (nếu có).
– Vào Hệ thống quản trị thông tin (gọi tắt là IMS) cấp tài khoản sử dụng (user) cho đơn vị mới để trao đổi thông tin trên trang web IMS (nếu có).
– Nếu có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm TNHS và đánh dấu vào Phiếu giao nhận hồ sơ.
– Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày làm việc.
– Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
– Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ của hồ sơ.
– Kiểm tra các thẻ BHYT thu hồi với danh sách D03-TS giảm.
– Duyệt cấp thẻ BHYT.
– Trình ký ký hợp đồng đóng BHYT (mẫu C04-TS) hoặc Biên bản thanh lý hợp đồng đóng BHYT (mẫu C04a-TS) – nếu có.
– Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và import số liệu) vào phần mềm SMS, xác định số lượng thẻ được cấp và số phải thu.
– Đối chiếu số phải thu và số đã thu từ dữ liệu của Phòng (Bộ phận) Kế hoạch – Tài chính (kể cả trường hợp có chứng từ nộp tiền).
– Trình ký, đóng dấu các biểu.
– Lưu 01 bản Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu C04-TS), 01 Biên bản thanh lý hợp đồng – nếu có (mẫu C04a-TS), 01 Danh sách Tăng, Giảm người chỉ tham gia BHYT (mẫu D03-TS, D03-TS(T), D03-TS(G)).
– Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
Lưu ý:
– Chậm nhất trước ngày 20 của tháng cuối quý, cán bộ Thu in và gửi thông báo đóng tiền BHYT cho đơn vị.
– Trường hợp thanh lý hợp đồng thì cán bộ Thu đối chiếu tình hình nộp tiền của đơn vị với Phòng (Bộ phận) Kế hoạch – Tài chính trước khi trình lãnh đạo ký Biên bản thanh lý.

Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.
– Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và toàn bộ hồ sơ, dữ liệu trên SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
– Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên SMS với danh sách D03-TS. Trường hợp dữ liệu đối tượng trên SMS chưa đúng so với danh sách D03-TS hoặc dữ liệu nhập không đầy đủ để in thẻ thì cán bộ Cấp sổ, thẻ lập Phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Sau 0,5 ngày kể từ thời điểm nhận phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ Cấp sổ, thẻ cập nhật dữ liệu cấp thẻ BHYT.
– Xử lý hồ sơ:
+ Kiểm tra, đối chiếu số lượng thẻ BHYT thu hồi, thực hiện thao tác tập hợp thu hồi thẻ trên phần mềm SMS.
+ In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ In 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản Cấp sổ, thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với Phòng Cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố.
– Lưu 01 bản Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu C04-TS), 01 Biên bản thanh lý hợp đồng – nếu có (mẫu C04a-TS), 01 Danh sách Tăng, Giảm người chỉ tham gia BHYT (mẫu D03-TS, D03-TS(T), D03-TS(G)), thẻ BHYT thu hồi.
– Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
– Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ chuyển trả cho khách hàng gồm:
+ 02 Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu C04-TS).
+ 02 Biên bản thanh lý hợp đồng – nếu có (mẫu C04a-TS).
+ 01 Danh sách Tăng, Giảm người chỉ tham gia BHYT (mẫu D03-TS, D03-TS(T), D03-TS(G)).
+ 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT
+ Thẻ BHYT.
– Bộ phận TNHS yêu cầu đơn vị ký vào 02 Biên bản giao nhận thẻ: 01 bản giao đơn vị, 01 bản, chuyển 01 bản còn lại Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
– Cập nhật phần mềm TNHS.
2.2.2. Cấp thẻ BHYT trẻ em dưới 6 tuổi:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
– Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ 102.
– Kiểm tra số Trẻ giảm trên danh sách tham gia BHYT (mẫu D03-TS(TE)), xác định số lượng thẻ BHYT thu hồi.
– Vào phần mềm SMS cấp mã đơn vị tham gia BHYT và ghi vào Danh sách tham gia đối với UBND phường, xã mới tham gia (nếu có).
– Vào Hệ thống quản trị thông tin (gọi tắt là IMS) cấp tài khoản sử dụng (user) cho đơn vị mới tham gia để trao đổi thông tin trên trang web IMS (nếu có).
– Nếu có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm TNHS và đánh dấu vào Phiếu giao nhận hồ sơ.
– Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày làm việc.
– Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
– Kiểm tra các thẻ BHYT thu hồi với danh sách D03-TS(TE).
– Duyệt cấp thẻ BHYT.
– Trình ký ký hợp đồng đóng BHYT (mẫu C04-TS) – nếu có.
– Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và import số liệu) vào phần mềm SMS, xác định số lượng thẻ được cấp và số phải thu.
– Trình ký, đóng dấu các biểu.
– Lưu 01 bản Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu C04-TS), 01 biểu D03-TS(TE).
– Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận).
Lưu ý: Thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT đối với đối tượng trẻ em dưới 6 tuổi được ghi từ ngày đầu của tháng nộp hồ sơ cấp thẻ đến ngày trẻ đủ 72 tháng tuổi.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.
– Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và toàn bộ hồ sơ, dữ liệu trên SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
– Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên SMS với danh sách D03-TS(TE). Trường hợp dữ liệu đối tượng trên SMS chưa đúng so với danh sách D03-TS(TE) hoặc dữ liệu nhập không đầy đủ để in thẻ thì cán bộ Cấp sổ, thẻ lập Phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Sau 0,5 ngày kể từ thời điểm nhận Phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ Cấp sổ, thẻ cập nhật dữ liệu cấp thẻ BHYT.
– Xử lý hồ sơ:
+ Kiểm tra, đối chiếu số lượng thẻ BHYT thu hồi, thực hiện thao tác tập hợp thu hồi thẻ trên phần mềm SMS.
+ In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ In 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản Cấp sổ, thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với Phòng Cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố.
– Lưu 01 biểu D03-TS(TE), 01 Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu C04-TS), thẻ BHYT thu hồi.
– Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển Phiếu gia nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.

Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
– Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) cán bộ Cấp sổ, thẻ chuyển trả khách hàng gồm:
+ 02 Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu C04-TS).
+ 01 biểu D03-TS(TE).
+ 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ Thẻ BHYT.
– Yêu cầu đơn vị ký vào 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT: trả đơn vị 01 bản, chuyển 01 bản còn lại cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
– Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
2.2.3. Cấp thẻ BHYT cho người đã hiến bộ phận cơ thể người cho y học, thực hiện tại cơ quan BHXH Thành phố:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
– Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ 102.
– Hỏi người được cấp thẻ BHYT, đăng ký nơi khám chữa bệnh ban đầu.
– Lập Danh sách Tăng, Giảm người chỉ tham gia BHYT (mẫu D03-TS, 03 bản), ghi đầy đủ các thông tin và nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.
– Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày làm việc.
– Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
– Kiểm tra, đối chiếu và nhập dữ liệu thu vào phần mềm SMS.
– Lập Phiếu đề nghị in thẻ BHYT.
– Trình lãnh đạo ký duyệt hồ sơ.
– Vào tháng đầu mổi quý phòng Thu lập Phụ lục 01 (ban hành kèm theo thông tư 09/2009/TTLT-BYT-BTC) chuyển Sở Tài chính đề nghị chuyển kinh phí vào quỹ BHYT cho cơ quan Bảo hiểm xã hội.
– Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ gồm:
+ 02 bản D03-TS.
+ Phiếu đề nghị in thẻ BHYT.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.
– Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và toàn bộ hồ sơ, dữ liệu trên SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
– Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên SMS với danh sách D03-TS. Trường hợp dữ liệu đối tượng trên SMS chưa đúng so với Danh sách D03-TS hoặc dữ liệu nhập không đầy đủ để in thẻ thì cán bộ Cấp sổ, thẻ lập Phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Sau 0,5 ngày kể từ thời điểm nhận Phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ Cấp sổ, thẻ cập nhật dữ liệu cấp thẻ BHYT.
– Xử lý hồ sơ:
+ In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ In 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản Cấp sổ, thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với Phòng Cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố.
– Lưu 01 Phiếu đề nghị in thẻ, 01 biểu D03-TS.
– Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 4: Cán bộ TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
– Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ chuyển trả khách hàng gồm:
+ 01 biểu D03-TS.
+ 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ Thẻ BHYT.
– Yêu cầu người được cấp thẻ BHYT ký vào 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT: trả 01 bản cho người được cấp thẻ BHYT, chuyển 01 bản còn lại cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
– Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.

Công ty luật Hưng Nguyên

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here